SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Model Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System / EIS) adalah sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif terutama informasi menyeluruh tentang kinerja organisasi untuk mendukung kegiatan dan pekerjaannya. Istilah lain yang sering digunakan adalah Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support System / ESS). Model utama suatu EIS adalah sebagai berikut.

Suatu EIS pada dasarnya terdiri atas sebuah komputer personal (PC) yang terhubung ke suatu basis data eksekutif. Sistem ini akan memberikan tampilan informasi yang sesuai dengan permintaan informasi, terutama yang sifatnya insidentil. Selain basis data eksekutif EIS terhubung ke SIM organisasi sehingga EIS dapat memperoleh data inti atau data ringkasan semua sistem fungsional dalam organisasi sehingga eksekutif dapat memperoleh gambaran lengkap tentang organisasi.

SISTEM PENGOLAHAN TRANSAKSI

System pengolahan transaksi , Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.sistem pengolahan transaksi(TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi

BAGAN 

Model ini merupakan turunan dari model system umum perusahaan. Elemen input, transformasi dan output dari system fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh system fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan. Manajemen memerlukan database untuk menyimpan data. Manajemen akan memasukkan data, lalu data itu diproses untuk menghasilkan output yang diinginkan output tersebut dan akan dipakai oleh manajemen kembali

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

DSS, adalah sistem informasi berkomputer yang interaktif, flek sibel dan adaptif yang memanfaatkan aturan keputusan, model, dan basis model, dilengkapi dengan database dan pengetahuan pengambilkeputusan, untuk menuju pada suatu penyelesaian yang dapat diterapkan untuk suatu masalah yang sulit dirumuskan penyelesaiannya melalui ilmu manajemen.

BAGAN

Dalam keadaan yang demikian salah satu hal yang harus dise lesaikan para pengambil keputusan adalah menentukan informasi yang dibutuhkan  agar dia mampu  memahami  masalah nya dengan baik supaya dapat mengambil keputusan dengan baik pula.  Karena sistem pelaporan yang ada  tidak dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang pada umumnya unik, maka diperlukan proses yang interaktif dengan bantuan model-model pengolahan data yang cocok.

Peran DSS dalam Pengambilan Keputusan

1.  Data yang berasal dari internal dan eksternal perusahaan akan diolah olehinformation   processor dengan mengakses databa-seyang telah tersedia sebelumnya.

2.  Selama pengolahan ini, data, dBase, information processor selalu berhubungan dengan software library yang mengakomodasi seluruh efek yang dibutuhkan information processor.

3.  Hasil pengolahan ini adalah informasi. Informasi dapat disampai kan lewat laporan, ditanyakan (queries), ataupun simulasi, dan dapat ditampilkan berbentuk grafik.

4.  Ketiga bentuk informasi ini akan digunakan oleh manajer dalam setiap tahap keputusan, mulai dari tahap “intelligence activity” sampai ke tahap“choice activity”.

Yang membuat keputusan, tetap manajer. DSS hanya berperan sebagai penyedia informasi yang dapat membantu dan me ngarahkan manajer untuk menetapkan keputusannya.   

Dengan kata lain, dalam membuat keputusan, manajer dapat memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh DSS sepanjang manajer mampu menggunakanDSS seoptimal mungkin.

e).   Proses DSS

Proses DSS dapat dikerjakan dengan cara :

1.  Dikerjakan pada sentral komputer (mainframe), data langsung dari database mainframe dan DSS dikerjakan oleh salah satu terminalnya.

Keuntungannya          : - data dapat diambil langsung, cepat dan banyak.

Kerugiannya              : - mengganggu aktivitas mainframe.

2.  Dikerjakan pada MSF (Management Support Facility), data yang diperlukan diambil dari mainframe (dapat segera on-line atau off-line/batch) kesecondary storage computer yang dipakai untuk analisis MSF (dapat berupa PC/portable computer).

Keuntungan               : ◈ tidak mengganggu aktivitas mainframe

◈ software-software analisis pada PC relatif lebih banyak daripada  mainframe

contoh: macam-macam Spread-Sheet (Lotus123), paket-paket program statistik (SPSS dsb.).  

Kerugian                   : data yang diambil kadang-kadang tidak dapat terlalu banyak, mengingat kapasitas memori storage MSF.

3.  Kewajiban dari manajer I/S, adalah mencari kebutuhan DSS organisasi.

➥ Steven L. Alter – kandidat doktor di MIT (1976), dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton me-lakukan pengklasifikasian jenis-jenis aplikasi DSS (pengem -bangan taksonomi = sistem klasifikasi, DSS) sebagai berikut. Gambar Taksonomi  Sistem  Dukungan  Keputusan (A Taxonomy of Decision Support Systems) Taksonomi DSS Alter :

a.     Retrieving a single of information (mengambil elemen-elemen informasi), adalah jenis yang memungkinkan memberikan dukungan paling sedikit bagi manajer, misalnya manajer dapat bertanya   pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu wilayah pemasarannya.

b.     Providing a mechanism for ad hoc data analysis (mengalisis seluruh file), adalah dukungan yang memungkinkan sedikit lebih diberikan oleh DSS bagi manajer, misalnya manajer dapat bertanya pada database tentang laporan khusus yang menggunakan data dari file persediaan, atau laporan gaji bulanan yang disiapkan dari file gaji.

c.     Providing prespecified aggregations of data in the form of reports(menyiapkan laporan dari berbagai file), adalah dukung an yang lebih lagi diberikan oleh DSS bagi manajer, seperti contohnya perhitungan rugi laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.

Ketiga jenis pertama DSS ini memberikan dukungan dalam bentuk laporan khusus sebagai jawaban atas database query, dan laporan periodik.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Karakteristik, Cara Kerja, dan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen

Sistem Managemen Informasi memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

· Beroperasi pada tugas-tugas terstruktur

· Menyediakan laporan

· Fokus pada event-event interna

a. Sistem Informasi Registrasi dan Pembayaran Kuliah

Sistem ini dibangun untuk melakukan pencatatan dan menyajikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengambilan jumlah mata kuliah dan sistem kredit semester yang dilakukan oleh para mahasiswa. Sistem ini juga dapat menghitung berapa banyak mahasiswa yang melakukan registrasi, mencetak daftar nilai dan presensi, serta memberikan informasi tentang pengajar mana yang disukai, konsentrasi apa yang paling diminati. Titik kritis dari sistem ini terletak pada pemodelan database, dimana satu mahasiswa dapat mengambil banyak matakuliah, satu matakuliah dapat diambil oleh banyak mahasiswa, satu dosen dapat mengajar beberapa kelas dan beberapa matakuliah. Selain itu, faktor kontrol yang sangat penting adalah tentang matakuliah dan nilai prasyarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa agar dapat mengambil matakuliah yang dipilihnya.

b. Sistem Informasi Supermarket

Sistem ini dibangun untuk meningkatkan kontrol baik terhadap tingkat pembelian, persediaan barang maupun omset supermarket tersebut. Karena supermarket merupakan pasar modern yang harus menyediakan kebutuhan harian, maka dengan bantuan SI Supermarket ini pihak pengelola dapat mengetahui setiap saat jenis barang yang harus disorder kembali, diretur atau tidak dipesan lagi karena tidak terjual dalam jangka waktu lama. Titik kritis dari sistem ini adalah pemodelan database untuk mendeteksi dimana satu jenis produk tersedia dalam jumlah yang banyak, atau bauran produk sejenis, seperti Indomie tersedia 1000 kantong, tetapi baurannya ada Indomie goring, sup ayam, kari ayam, dll. Di samping itu, pemodelan database yang ada juga dihadapkan pada tantangan untuk pendeteksian tanggal kadaluarsa. Factor kontrol penting lainnya adalah mengenai barang yang akan segera kadaluarsa, jumlah barang yang segera habis, pembatasan hak akses kasir dalam penentuan harga jual dan pembatalan transaksi karena konsumen tidak jadi membeli.

c. Sistem Informasi Perhotelan

Sistem ini akan menyediakan laporan tentang banyaknya tamu yang menginap, lama menginap, tingkat hunian, dan banyak fasilitas yang digunakan oleh tamu tersebut. Sistem informasi ini menjadi kompleks ketika pihak hotel berusaha membuka unit-unit profit lainnya seperti bar, restoran, toko roti, toko souvenir, wartel, internet café dan acara-acara khusus. Departemen TI hotel semakin tertantang untuk membangun SI yang terpadu yang dapat menghasilkan informasi akurat setiap saat. Titik kritis dari pembangunan sistem ini adalah menghubungkan antara pemesanan tempat dan saat reservasi. Meskipun pemodelan database sistem hotel ini tergolong cukup sederhana, tetapi tingkat kontrol yang dibutuhan sangat tinggi, khususnya untuk menghindari terjadinya perbedaan perawatan dari biaya yang ditawarkan dan yang dibayar oleh tamu

d. Sistem Informasi Perpustakaan

Sistem ini sebenarnya tidak begitu rumit, hanya saja jumlah data yang dimasukkan sangat besar. Bisa jadi sebuah perpustakaan memiliki 100.000 judul buku. Sementara itu, kerumitan dalam pemodelan databasenya terjadi ketika harus melakukan pencatatan terhadap satu judul buku dengan banyak eksemplar, satu judul buku tetapi berbeda jilid dan satu judul buku berbeda edisi. Di samping benyanya field pencatatan untuk sebuah buku, SI juga harus mampu menyediakan informasi tentang ringkasan atau abstraksi dari buku tersebut. Titik kritis dalam melakukan kontrol dalam SI ini adalah pada saat peminjaman. Bagaimana mengetahui eksemplar ke berapa dari sebuah judul buku yang dipinjamnya? Berapa eksemplar sisanya yang masih tersedia untuk pengunjung lainnya.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi yang mendukung pencatatan dan pelaporan berbagai transaksi bisnis dan aliran dana di dalam organisasi.

Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

v      Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

v      Memproses data menjadi informasi yang dapat  digunakan dalam proses pengambilan   keputusan.

v      Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :

n      Sistem Akuntansi Biaya, Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan

n      Sistem Budgeting, proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan


MODEL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Keterangan :
Model ini merupakan turunan dari model system umum perusahaan. Elemen input, transformasi dan output dari system fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh system fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan. Manajemen memerlukan database untuk menyimpan data. Manajemen akan memasukkan data, lalu data itu diproses untuk menghasilkan output yang diinginkan output tersebut dan akan dipakai oleh manajemen kembali

Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :

          Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

              Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

             Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

n      Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

n      Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi  penerapan SIA dalam perusahaan :

n      Analisa Perilaku, seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

n      Metode kuantitatif, Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

n      Komputer, Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

MIND MAP MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM

www.unas.ac.id

www.unas.ac.id